כפי שפורסם באתר ונכתב בשיממון, מוקמת במן השדה ספריית קולות בעלי חיים. מאז הפרסום התקבלו במערכת פניות בעניין אמצעי הקלטה וניהול קבצי קול. כיוון שהנושא חדש במן השדה, מדריכים מפורטים בעניין נמצאים בהכנה.
על מנת לסייע למי שכבר עורך הקלטות, או מתכנן לקנות אמצעי עוד קודם להפצת המדריכים, מובאים כאן מספר דגשים והבהרות:
1. מרבית האמצעים הנמכרים בחנויות של ציוד משרדי ולימודי, מיועדים להקלטת קולות בטווח הנשמע על ידי אדם.
2. באתר מופיעים תצלומים של טלפון נייד המקושר לגלאי עטלפים, הדבר עשוי להטעות - המיקרופון החיצוני של מכשיר הטלפון הנייד אינו רגיש לטווח אולטראסוני! על מנת להקליט קולות עטלפים באמצעות מכשיר טלפון נייד (בדגם המתאים לכך) יש להשתמש בכבל תקשורת. הקלטה באמצעות כבל מתבצעת ב"קצב דגימה" (sample rate) גבוה בהרבה מזה של המיקרופון החיצוני: קול בתדירות גבוהה יחסית (לקול אדם), יש להקליט באמצעות מכשיר חיצוני.
3. לא כל מכשירי ההקלטה מאחסנים את המידע בפורמט הזמין לעיבוד וניתוח מאוחר, אף לא כמה מהדגמים המתקדמים והיקרים שבהם. יש להבחין בין "נגן-מקליט" שלרוב נועד לאחסן כמויות גדולות של קבצים בפורמט MP3, לבין "טייפ מנהלים" בעזרתו ניתן ליצור קבצי WMA המכילים נפחי מידע גדולים.
4. "הפעלה באמצעות קול" (voice activation) היא תכונה הקיימת במכשירי טייפ מנהלים ונגנים רבים. כשמופעלת, המכשיר אינו מבצע הקלטה כל עוד לא נקלט אות שמע: ההקלטה מתחילה מיד עם קליטת אות ונפסקת לאחר מס' שניות. אל קבצי השמע הנשמרים מצורפים נתוני זמני ההקלטה, כך שבמהלך התצפית אין צורך לתפעל את המכשיר, לבצע רישום וכיו"ב.
